Saiba como construtoras estão enxugando seus estoques de materiais; medida melhora produtividade, organização e logística da obra
Com a escassez de crédito provocada pela crise financeira, a necessidade de se trabalhar com estoques de suprimentos enxutos, próximos de zero, que dispensem altos desembolsos com compra de materiais, se tornou premente para as construtoras brasileiras. Afinal, material estocado é dinheiro parado. Entre as vantagens da prática estão: eliminação de grandes áreas de estocagem de materiais; redução de custos com instalações provisórias e de riscos de furto de materiais, além de menor desperdício de insumos. O processo melhora a logística dentro da obra, visto que os materiais são descarregados próximos aos locais onde serão aplicados, minimizando também a necessidade de realocação. Segundo dados da Rossi Residencial, incorporadora paulista que há dois anos vem implantando a prática em seus canteiros, os procedimentos que visam a zerar os estoques podem permitir uma redução de até 6% no custo total de uma obra. Indicadores levantados pela cearense C. Rolim Engenharia, entusiasta da filosofia lean construction que engloba práticas de estoque enxuto apontam para uma redução acelerada nas perdas de materiais. Vale ressaltar que o conceito de estoque zero não pressupõe, obrigatoriamente, um estoque inexistente. A ideia é buscar constantemente reduzi-lo até o limite mínimo, identificando, dessa forma, os gargalos na cadeia de suprimentos. Para que a metodologia seja absorvida com sucesso, a máxima é: negociar não é comprar pelo menor preço. "A maioria das construtoras se move por reação à necessidade. A compra, em si, é reativa, mas o processo de suprir começa bem antes"; explica João Ricardo Ferreira, gerente de suprimentos da Rossi Residencial.
FOCO NA OBRA
Em obras convencionais, os pedidos são entregues de uma vez e em grandes quantidades. Isso, segundo especialistas, acarreta grandes desperdícios. No sistema de estoque zero ocorre exatamente o contrário: as entregas são mais frequentes, em lotes menores e nivelados de acordo com a programação da obra. Treinar, qualificar e capacitar os fornecedores, desacostumados a atuarem de acordo com essa nova organização da produção é fundamental para que a aplicação do conceito seja bem-sucedida. O diretor das unidades de negócios da Método Engenharia, Paulo Sérgio de Oliveira, conta que, quando a construtora decidiu implantar a metodologia em seus canteiros, um dos maiores desafios foi inserir os novos hábitos no dia-a-dia dos fornecedores e colaboradores. "A implantação de qualquer mudança cria resistências. Porém, com a percepção dos beneficios gerados para todos os envolvidos, ao longo do tempo essa resistência diminuiu de forma expressiva", constata. "O foco agora está na obra, portanto, é preciso mudar a mentalidade dos fornecedores", acrescenta Ferreira que, entre os anos de 2007 e 2008 percorreu diversas empresas para apresentar a nova metodologia. O objetivo era tornar claro como funcionaria o novo planejamento, além de apresentar as curvas de consumo da construtora. Por outro lado, também foi preciso entender quais eram a capacidade produtiva, as limitações e a flexibilidade de negociação de cada fornecedor. "Não falamos em parceria, mas sim em alianças, pois se trata de um acordo entre os dois lados", pontua.
Planejamento e controle hierarquizados
A construtora cearense C. Rolim Engenharia tem comprovado na prática que trabalhar com um sistema de planejamento e de controle da produção hierarquizados, ou seja, divididos em horizontes de longo, médio e curto prazo favorece a adoção da política do estoque zero. "Para cada nível de planejamento, definimos os insumos e os períodos em que os mesmos devem estar no canteiro", explica Marcelo Novaes, diretor técnico e sócio da construtora C.Rolin. Enquanto no longo prazo o setor de suprimentos programa as compras dos recursos que possuem um longo ciclo de aquisição (elevadores, cerâmicas e esquadrias, por exemplo), no médio prazo são relacionados os recursos que possuem ciclos geralmente inferiores a 30 dias. "Nas negociações contamos com a utilização intensa e massiva da Coopercon-CE [cooperativa cearense para compra conjunta de materiais de construção], agente reguladora de preços e de garantia de abastecimento", lembra. Para controlar os suprimentos no curto prazo, a opção é o uso do sistema kanban, mecanismo que sinaliza a puxada do abastecimento de materiais como tijolos cerâmicos, blocos de concreto, areia etc. "Todos os funcionários comunicam quando os materiais estão no ponto de ressuprimento ou quando alguém já trocou o Kanban de estoques de verde para vermelho." Na prática, a obra deixa de ser gerenciada pelo engenheiro, pelo técnico ou pelo mestre e passa a ser gerenciada por todos os operários, responsáveis por avisar quando faltará material. Para facilitar a visualização e localização dos materiais B e C da curva ABC que ficam no almoxarifado, a construtora cearense lança mão de matrizes nas quais as prateleiras são identificadas por letras e as colunas, numeradas. A entrada e a saída de insumos no almoxarifado são controladas por uma leitora óptica. "Nosso próximo passo é trabalhar para que a leitora óptica leve as informações colhidas na obra diretamente para o banco de dados do software de estoque", revela o diretor. Já os bancos de dados dos sistemas de estoque, orçamento, planejamento e financeiro se comunicam em tempo real. "Como o sistema informatizado da empresa é integrado, podemos gerar gráficos de intervenção de materiais, de fluxo de caixa e de controle de insumos", acrescenta Novaes.
PRAZOS RIGOROSOS
Para reduzir o estoque, o insumo, previamente negociado, deve ser entregue no momento da sua aplicação. Enquanto o material não chega à obra, ele fica na "casa" do fornecedor. A entrega faseada também traz vantagens aos fabricantes, visto que esses ficam mais conectados à obra e são influenciados positivamente por ela, podendo, inclusive, otimizar seus processos de produção.
Por conta disso, é imprescindível estabelecer um rigoroso cumprimento dos prazos de entrega dos lotes adquiridos. Para evitar problemas, todos os detalhes devem ser exaustivamente discutidos e ajustados com os fornecedores. "O fornecedor deve se comprometer a cumprir os prazos à risca, caso contrário sofrerá sanções e poderá até ter seu contrato cancelado", ressalta Gilbert Kenj, coordenador de suprimentos da Cytec+, empresa dedicada à construção de empreendimentos voltados para a baixa renda que adota a prática em seus canteiros desde o seu nascimento. No segmento de obras rápidas ("fast construction"), o cumprimento dessa exigência deve ser ainda mais rigoroso. O diretor da Método lembra que as folgas entre as atividades são mínimas. "Algumas horas a mais despendidas podem colocar o sucesso da operação em risco", adverte. Seja em obras rápidas ou tradicionais, para que o processo aconteça sem prejudicar o cronograma, a equipe de obra e as ireas de suprimentos, orçamento, planejamento e gestão de obras devem trabalhar em conjunto. Cabe à área de suprimentos a função de articular e unir todas as pontas e ainda entender as capacidades e as imitações de cada obra. "A área de suprimentos é o centro nervoso dessas operações", compara Ferreira. O gerente de suprimentos conta que a antecipação é um dos segredos para afastar riscos e futuros problemas. A Rossi Residencial, por exemplo, costuma ter 50% dos insumos que serão utilizados em obra negociados ainda na fase de execução das fundações. Ainda no projeto, é possível prever quais serão as necessidades, os quantitativos e os custos de cada item. "Com esse mapeamento em mãos, ganhamos espaço e tempo para driblar eventuais problemas que, inclusive, passam a ocorrer com men os frequência no dia-a-dia da obra", explica.
TREINAMENTO
Além dos fornecedores, funcionários e colaboradores também devem ser treinados para absorver a nova dinâmica da obra. Na construtora cearense C. Rolim Engenharia, antes de iniciar o treinamento, a construtora padronizou os fluxos de processo. "Depois iniciamos o treinamento em períodos estabelecidos já com a diretriz de que os mesmos funcionários se transformarão em multiplicadores desse conhecimento, inclusive sugerindo melhorias nos processos", acrescenta Marcos de Vasconcelos Novaes, diretor técnico e sócio da C. Rolim. A padronização estabelecida na prática é analisada pelos colaboradores, que apresentam sugestões. Os fluxos são revisados, propiciando um ambiente de melhoria contínua e, ao mesmo tempo, estabilizando o sistema de gestão da qualidade.
Nas obras da Rossi Residencial, as equipes terceirizadas recebem treina-mento para absorver a metodologia por meio de eventos de integração. "Quem faz esse trabalho de alinhamento da dinâmica da obra é o engenheiro responsável", explica Ferreira. Além disso, os próprios fornecedores promovem palestras nos canteiros para orientá-los sobre as melhores práticas de aplicação e execução dos serviços.
Confira as orientações elaboradas pela equipe de suprimentos da Rossi Residencial para a Construção Mercado.
RELAÇÃO COM FORNECEDORES
1) Mapeamento - Para uma negociação competitiva, o primeiro passo é ter um caderno de orçamentos bem detalhado. Antes de iniciar a obra, mapeie quais insumos serão consumidos e em que etapa deverão ser recebidos no canteiro. A atividade de suprimentos começa muitas vezes (como no caso da Rossi Residencial) no momento da viabilidade do terreno, com proposições de alternativas e estratégias de fornecimento.
2) Curva de consumo - O ideal é fazer um planejamento de curto, médio e longo prazo, determinando em que momento os insumos serão utilizados ao longo da obra e indicando qual será a curva de consumo em cada etapa. Cabe ao profissional da área de suprimentos acompanhar de perto a evolução do consumo de cada item.
3) Escolha do fornecedor - Com o planejamento em mãos, é feita a escolha do fornecedor. Serão fechados grandes pacotes de compra (acordos de fornecimento regional ou nacional) que abastecerão as diferentes obras em diferentes etapas. Avalie a capacidade produtiva, qualidade técnica, comercial e jurídica dos fornecedores. Estes devem atender às exigências de entrega de acordo com a curva de consumo e tempo de entrega estabelecido.
INTERAÇÃO ENTRE OBRA E CANTEIRO
1) Cronograma - A equipe do canteiro consulta o cronograma de suprimentos (ferramenta que faz parte do planejamento da obra) e emite as requisições ao departamento de suprimentos informando dados como especificação, quantidade, prazo de entrega e demais informações técnicas pertinentes. Todas essas informações são consolidadas em um edital técnico de concorrência.
2) Execução - Os profissionais do departamento de suprimentos enviam aos fornecedores as cartas-convite juntamente com o edital técnico. Se não houver um acordo de fornecimento previamente estabelecido, o processo de cotações flui normalmente para a melhor definição do produto/fornecedor, bem como a sequência de entrega solicitada pela obra, a descarga dos materiais e outras necessidades específicas.
3) Entrega - Após a compra, a obra confirma as programações de entrega junto aos fornecedores. Os materiais chegam ao canteiro próximos ao momento da aplicação, dependendo do tempo de entrega e de aplicação de cada material.
Construção Mercado